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郵件是外貿(mào)業(yè)務(wù)中最常用的溝通方式，又是最便捷最常用最實(shí)效的。下面，我把一些郵件書寫小技巧分享給大家。
一、主題（Subject）：
A: 一封郵件的主題一定要簡(jiǎn)單扼要，符合郵件的主題內(nèi)容，一般情況都是以客戶所需的產(chǎn)品名稱作為郵件的主題。需要注意的是郵件的主題要盡量避免使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，盡量避免使用全大寫字母，以免郵件被過濾掉，使客戶無法接收到我們的郵件。例如：URGENT！??！這就是應(yīng)當(dāng)避免使用的主題，可以這樣寫：Urgent Urgent Urgent。
B: 同一主題項(xiàng)下的郵件往來，盡量在原郵件回復(fù)，便于雙方了解事件的進(jìn)展。當(dāng)新事件聯(lián)系時(shí)，不要使用原來的舊郵件回復(fù)，要重新用新的郵件新的主題回復(fù)，避免造成誤解和不必要的麻煩。
二、抄送（Copy）：
A：一封郵件要抄送給自己的主管，另外還可以根據(jù)郵件的具體內(nèi)容抄送給相關(guān)崗位的工作人員，這么做的最大好處就是讓客戶感到你的公司很正規(guī)很系統(tǒng)，提升公司在客戶心目中的形象；讓相關(guān)人員了解掌握相關(guān)內(nèi)容，減少溝通成本；讓主管可以隨時(shí)跟進(jìn)監(jiān)督自己的業(yè)務(wù)情況，及時(shí)提出合理的指導(dǎo)和建議。
B: 仔細(xì)審視客戶來函，回復(fù)郵件時(shí)“Reply all”抄送給客戶來函時(shí)抄送的其公司相關(guān)人員，這樣做既可以省去客戶收到你的郵件后要轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員的麻煩，又讓客戶感到溫暖。
三、郵件內(nèi)容：一封郵件的內(nèi)容部分是它的靈魂，一封郵件的好壞，全看它有沒有靈魂，有沒有神兒。干巴巴的內(nèi)容的羅列，讓人讀之枯燥無味，郵件的效果就會(huì)大打折扣了，甚至有的新客戶還沒有讀完就丟進(jìn)垃圾箱了。以下幾點(diǎn)特別要注意；
1、稱呼：稱呼屬于禮儀，禮儀講究的就是客尊原則，要注意對(duì)應(yīng)性。無論客戶首發(fā)還是后續(xù)郵件，如果客戶稱呼你“Hi A”，你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是“Hi B”；如果客人郵件稱呼“Dear Mr.名+姓”你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是“Dear Mr.名+姓”；客戶稱呼“Dear 名或者姓”，你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是對(duì)應(yīng)的“Dear 名或者姓”，不能搞反成“Dear 姓或者名”。
有些客人不懂我們中文的姓名順序，如果稱呼我們“Dear Mr.名”，我們的回復(fù)應(yīng)該是“Dear Mr.姓”，如果我們回復(fù)“Dear Mr. 名”就錯(cuò)了哦，因?yàn)闆]有這么稱呼的。這個(gè)小細(xì)節(jié)，你有注意過嗎？
2、全面：客戶郵件中，如果提了三點(diǎn)要你回答的問題。你回答了其中兩點(diǎn)，結(jié)束?？龋】腿死懔耍也还苣氵@三點(diǎn)回答的質(zhì)量多么專業(yè)、多么好，另外一點(diǎn)不回復(fù)，既不說明為什么不能回復(fù)，更不交代何時(shí)回復(fù)。是丟三落四呢？還是對(duì)客人不夠尊重？換位思考，若你是客人，請(qǐng)問你又作何感想？如果客戶問題較多，為方便客戶可以在客戶原郵件問題上紅字標(biāo)注進(jìn)行回復(fù)。
3、及時(shí)：對(duì)于客戶的來函，必須秉持第一時(shí)間回復(fù)的原則，要了解客人所在地的時(shí)差，不能讓客人次日看到回復(fù)。如果不能及時(shí)回復(fù)客人郵件中提出的問題，應(yīng)當(dāng)回復(fù)說明何時(shí)答復(fù)復(fù)客人，并在承諾的時(shí)間內(nèi)予以答復(fù)。
4、重點(diǎn)：郵件中需要重點(diǎn)標(biāo)注的內(nèi)容，需要引起客人注意和重視的，盡量不使用紅色等顏色，因?yàn)閷?duì)于顏色的禁忌各國(guó)各有不同，稍有不注意就會(huì)引起客人的反感。比如：巴西人 認(rèn)為人死好比黃葉落下，所以忌諱棕黃色；埃塞俄比亞人 當(dāng)對(duì)死者表示深切哀悼時(shí)穿淡黃色服裝；比利時(shí)人最忌藍(lán)色，如遇不祥之事，都用藍(lán)衣作為標(biāo)志；泰國(guó)忌紅色，認(rèn)為紅色是不吉利的顏色，因?yàn)閷懰廊诵帐鲜怯眉t色；伊拉克 討厭藍(lán)色，視藍(lán)色為魔鬼，在日常生活中忌諱使用藍(lán)色... ... 所以函電中需要重點(diǎn)標(biāo)記的內(nèi)容，直接加重加粗就可以了。
5、禮貌：多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語句。另外，如果客人郵件中熱情地說了一大堆，他是如何喜歡你的國(guó)家和城市，你回復(fù)時(shí)應(yīng)該禮貌性回一句“是??！謝謝，你的國(guó)家也很美！”。你如果只字不提，那客人不是“熱臉貼了你的冷屁股”了嗎？ 如果客戶郵件中說：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回復(fù)的郵件中卻找不到與此所對(duì)應(yīng)的回復(fù)語句，那也屬于不禮貌的行為。
四、簽署落款：這一般包括發(fā)信人的姓名、職務(wù)外加公司的名稱、地址、電話、傳真、網(wǎng)址等。一個(gè)漂亮的落款也顯示公司的正規(guī)和實(shí)力，如果不會(huì)弄，就找專業(yè)的認(rèn)識(shí)設(shè)置一下吧，這是很有必要的！
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